Les bonnes pratiques à adopter lors de l’approbation des comptes du CSE.

Les CSE qui clôturent leur compte le 31 décembre doivent réunir une assemblée plénière pour présenter et approuver les comptes de leurs instances représentatives du personnel dans les prochains jours. Comment procéder ? Selon quelles modalités ? Dans quels délais ? Comment communiquer auprès des salariés ?

• Première étape : regarder le règlement intérieur du CSE
   

La première chose à faire est de prendre connaissance du règlement intérieur du CSE pour vérifier si un article du règlement apporte des précisions sur les modalités d’approbations des comptes. Dans ce cas, il faut s’y référer. Par exemple, un règlement intérieur pourrait préciser que, les comptes, doivent être approuvés dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice.

Sans précision particulière, ce sont les articles du Code du travail et les règlements de l’Autorité des normes comptables (ANC) qui s’appliquent.

Bien que la rédaction du règlement intérieur soit obligatoire une telle clause ne l’est pas.

• Les obligations légales issus du code du travail.

• Tenir une réunion spécifique 

L’article L2315-68 du Code du travail dispose que les comptes annuels sont « approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière. La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés porte sur ce seul sujet. Elle fait l’objet d’un procès-verbal spécifique ».

Il en résulte que, les élus du CSE, doivent organiser une réunion plénière avec pour ordre du jour l’approbation des comptes du CSE. 

Aucun autre point ne peut figurer à l’ordre du jour et un procès-verbal, spécifique à cette réunion, doit être rédigé.

• Respecter les délais
   

Comme en dispose l’article R2315-37 du Code du travail : « Les comptes annuels ou les documents mentionnés à l’article L2325-46 sont approuvés dans un délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice.

Ce délai peut être prolongé à la demande du comité social et économique par ordonnance du président du tribunal de grande instance statuant sur requête ».
 

L’approbation des comptes doit donc avoir lieu dans les six mois qui suivent la date de clôture de l’exercice dans le cas où le règlement intérieur ne prévois pas de délais plus courts.
 

L’article L2315-71 du Code du travail précise : « Au plus tard trois jours avant la réunion en séance plénière mentionnée au troisième alinéa de l’article L2315-68, les membres du comité social et économique chargés d’arrêter les comptes du comité communiquent aux membres du comité social et économique les comptes annuels ou, le cas échéant, les documents mentionnés à l’article L2315-65, accompagnés du rapport mentionné à l’article L2315-69 ».

Ces dispositions du code du travail permettent de laisser un temps raisonnable de trois jours aux membres du comité afin d’examiner les comptes. En ce sens, les membres du comité chargés d’arrêter les comptes sont tenus de les communiquer au plus tard trois jours avant la réunion plénière (un délai de huit jours est prévu pour le comité central d’entreprise).

• Etablir un rapport annuel d’activité

En plus des comptes, le CSE doit établir et présenter le rapport annuel d’activité en assemblée plénière.
 

C’est l’article L2315-69 du code du travail qui vient préciser que : « Le comité social et économique établit, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l’entreprise.
 

Le contenu du rapport, déterminé par décret, varie, selon que le comité social et économique relève des I ou II de l’article L2315-64 ou de l’article L2315-65.
 

Ce rapport est présenté aux membres élus du comité social et économique lors de la réunion en séance plénière mentionnée à l’article L2315-68 ».
 

Le rapport annuel d’activité a deux finalités : il permet d’une part d’éclairer les élus sur la gestion de l’exercice passé et il constitue également un outil de communication auprès des salariés, pour rappeler le rôle du CSE sur le plan économique, social et culturel. 

Les membres du CSE peuvent faire appel à un expert CSE afin d’établir un tel rapport.

• Affecter le résultat

Comme dans une entreprise classique, le CSE doit affecter le résultat de l’exercice lors de la plénière des élus CSE.

Ce sont les élus titulaires qui décident de l’affectation des résultats du budget des activités économiques et professionnelles (AEP), également nommé « budget de fonctionnement » et du budget des activités sociales et culturelles (ASC). 

Le résultat positif est appelé « excédent » et le résultat négatif « déficit ». C’est lors de cette séance plénière d’approbation des comptes que le CSE délibère sur l’affectation des résultats.
 

À cette occasion, les élus peuvent voter l’affectation d’une partie de l’excédent d’un des budgets sur les réserves de l’autre budget.

Afin de faire les choix les plus stratégique, le CSE peut se faire accompagner d’un expert-comptable CSE dans cette mission d’affectation du résultat.
 

• Transfert du budget ASC vers le budget AEP
   

Dans le cas où le budget prévu aux activité sociales et culturelles est excédentaire, les articles L2312-84 et R2312-51 du Code du travail précisent que les membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider, par une délibération, de le transférer, dans la limite de 10 % de cet excédent annuel, au budget de fonctionnement.
 

Cette somme et ses modalités d’utilisation sont inscrites, d’une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les livres comptables des CSE ayant une comptabilité simplifiée (L2315-65 code du travail) et, d’autre part, dans le rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière (L2315-69 code du travail).
 

• Transfert du budget AEP vers le budget ASC
   

Les articles L2315-61 et R2315-31-1 du Code du travail précisent que lorsque le résultat du budget des AEP est excédentaire, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent également décider, par une délibération, de le transférer, dans la limite de 10 % de cet excédent annuel, au budget destiné aux activités sociales et culturelles.
 

Cette décision doit faire l’objet d’une délibération du CSE, une fois l’exercice clos.

MAIS Attention, le transfert d’une partie du budget des AEP sur celui des ASC n’est pas sans conséquence et doit être l’objet d’une certaine réflexion !

En effet, cette possibilité est limitée quand l’employeur a pris en charge les frais d’expertise qui incombaient au CSE.

Dans ce cas précis, le CSE ne sera alors plus autorisé à transférer l’excédent du budget de fonctionnement sur le budget ASC pendant les trois années qui suivront (L2315-80 code du travail).
 

Le président du CSE participe-t-il à l’approbation des comptes ?
 

En raison de sa double qualité de président et membre du CSE, la loi restreint le droit de vote du président du comité. Le président du CSE ne participe pas au vote sur l’approbation des comptes et l’affectation des résultats mais a un droit de regard sur les comptes et peut demander toute information utile à la compréhension des comptes au trésorier du CSE.

En conclusion…
 

En raison de la pandémie de covid-19, les activités sociales et culturelles 2020 et 2021 des CSE ont été perturbées et souvent fortement réduites.

La plénière d’approbation des comptes qui se tiendra d’ici le 30 juin 2021 est l’occasion de faire une projection des dépenses au 31 décembre 2021, et va notamment permettre le redémarrage des activité du CSE.

 La présentation d’un budget prévisionnel rectificatif pour le second semestre 2021 sera souvent nécessaire.

Élu(e)s du Comité Social et Économique, n’hésitez pas à faire appel à notre cabinet VigiCE pour vous aider dans l’approbation des comptes annuelle et l’élaboration de vos budget prévisionnel.

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