Soignez vos réunions du CE: ordre du jour et rédaction du PV

La réunion du CE est un moment important dans la vie d’un comité d’entreprise. C’est un rendez-vous qui rythme le mandat des Elus. C’est aussi l’occasion de rencontrer les représentants syndicaux et de se retrouver face-à-face avec celui qui dirige l’entreprise, votre employeur. En moyenne, les CE comptent environ une douzaine de réunions CE par an, à hauteur d’une fois par mois. Il peut s’agir soit d’une réunion, mensuelle, bimestrielle ou encore extraordinaire.

La réunion du CE est un moment important dans la vie d’un comité d’entreprise. C’est un rendez-vous qui rythme le mandat des Elus. C’est aussi l’occasion de rencontrer les représentants syndicaux et de se retrouver face-à-face avec celui qui dirige l’entreprise, votre employeur. En moyenne, les CE comptent environ une douzaine de réunions CE par an, à hauteur d’une fois par mois. Il peut s’agir soit d’une réunion, mensuelle, bimestrielle ou encore extraordinaire.

Définir votre ordre du jour de réunion CE: une étape essentielle 

L’ordre du jour est composé de plusieurs parties. Son contenu est lié à l’actualité de l’entreprise ainsi qu’aux obligations de l’employeur et aux questions des Elus. En premier lieu, le CE doit veiller à recevoir les informations économiques et sociales tout au long de l’année pour être en mesure de surveiller la marche générale de l’entreprise. Il faut intégrer les consultations obligations et ponctuelles dans l’ordre du jour. Le CE est par exemple consulté sur les orientations stratégiques ou encore sur la politique sociale de l’entreprise. Les Elus ont souvent des questions sur le fonctionnement de leur entreprise, des préoccupations sociales, … et c’est bien normal. Des points dans l’ordre du jour peuvent également concerner le fonctionnement de l’instance. L’ordre du jour est bâti en interne par les Elus du CE lors d’une  réunion préparatoire. Le secrétaire du CE, sur la base du projet d’ordre du jour, va ensuite le soumettre à l’employeur. S’ensuit alors une négociation pour arrêter l’ordre du jour du CE. L’employeur, tout comme le secrétaire, sont tenus de faire figurer à l’ordre du jour les points règlementaires qui ne sont pas négociables. L’ordre du jour définitif est signé par l’employeur et le secrétaire : il s’agit là d’une obligation. L’employeur doit ensuite envoyer obligatoirement à tous les participants de la réunion du CE, l’ordre du jour, au moins 3 jours avant la réunion. Il peut l’envoyer par mail, par courrier ou le remettre en main propre. L’ordre du jour qui est envoyé par l’employeur est non modifiable. Seules les questions et les points inscrits à l’ordre du jour pourront être traités lors de la réunion. Rappelons que l’autre du jour constitue le support préalable à la réalisation du Procès-Verbal (PV) du CE.

PV à l’issue de la réunion CE : rédaction à ne pas négliger

Document obligatoire, le procès-verbal (PV) consigne par écrit les débats et décisions prises lors des réunions du CE mais nous vous conseillons de ne pas trop tarder. Il est souvent approuvé au cours de la réunion suivante en vue de sa diffusion dans l’entreprise même s’il est tout à fait possible de prévoir un mode d’adoption plus rapide. La loi Rebsamen (depuis le 1^er janvier 2016) a revu le délai de remise du PV de CE. En effet, l’article D.2325-3-1 stipule que le «  procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte, ou, si une réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion (sauf accord prévu par l’article L.2325-20) ». Ce délai est ramené à 3 jours dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi. Le secrétaire du CE peut déléguer la rédaction du PV à un prestataire, expert CE. La loi Rebsamen de 2016 affirme clairement ce droit : « L’employeur ou la délégation du personnel au CE peuvent décider du recours à la sténographie des séances du comité d’entreprise (…) ». La Direction n’a pas le droit de s’opposer à cette décision du Comité s’il y a un vote majoritaire (Article D 2325-3-2 du Code du travail). 

Dans les faits, c’est bien tout le travail de rédaction matérielle du procès-verbal du comité que le Secrétaire peut confier à une société spécialisée, gagnant ainsi un temps précieux. La société qui rédige le PV du CE peut vous offrir des garanties de sérieux et de qualité. VigiCE propose à ses CE partenaires de les accompagner et les assister dans la rédaction de l’ordre du jour et du PV du CE avant et à l’issue de chaque réunion. Un de nos experts intervient sur place ou en Visio conférence à chaque fois que les Elus en expriment le besoin. VigiCE vous propose un compte rendu complet, optimisé avec une synthèse détaillée et concise pour la bonne compréhension des éléments débattus en réunions CE. Notre ambition : fluidifiez le dialogue social de votre entreprise.

N’hésitez pas à contacter VigiCE Expertise pour tout complément d’informations ou demande de devis.

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