Quand et comment doit-être renouvelé le CSE ?
Actualités VigiceConditions de renouvellement
Le CSE doit être mis en place dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés, et ses membres élus pour une durée de 2 à 4 ans. À l’issue du mandat, c’est à l’employeur que revient la tâche de prévoir et d’organiser des élections (le nombre de sièges à pourvoir dépend de l’effectif de l’entreprise).
Organisation des élections du CSE
L’organisation des élections se fait en plusieurs temps :
- L’employeur doit d’abord informer les salariés de la date du vote : par e-mail ou lettre recommandée avec accusé de réception, affichage dans l’entreprise, etc.
- Ce dernier doit ensuite inviter les syndicats à négocier un PAP (Protocole d’Accord Préélectoral) afin d’établir les listes de candidats
- Le PAP est ensuite négocié entre les syndicats et l’employeur : la version finalisée fixera en effet les modalités de déroulement du vote (nombre de représentants à élire, modalités de vote, composition des bureaux de vote, etc.)
- L’employeur doit enfin publier les listes électorales au moins 4 jours avant le premier tour des élections
Une fois le second tour terminé, l’employeur doit envoyer le procès-verbal de l’élection à la CTEP ainsi qu’à l’ensemble des syndicats qui ont participé aux négociations ou présenté une liste.
Modalités de vote du nouveau CSE
En théorie, l’élection du nouveau CSE a lieu dans l’entreprise et pendant le temps de travail. Le vote est réalisé à l’urne de manière individuelle, ou par correspondance si cette option est validée par décision du juge. À noter que le vote par procuration est interdit dans le cadre d’une élection du CSE.
En pratique, de plus en plus de CSE optent pour un système de vote en ligne, via l’utilisation d’un logiciel de vote dédié. Si nous vous conseillons de conserver le système de vote « physique », libre à vous de vous renseigner sur ces nouvelles méthodes de vote qui peuvent en effet s’avérer très pratiques dans certains cas.
La passation du CSE
Nouveau secrétaire, nouveau trésorier… Dans les deux cas, la prise de fonction démarre dès la déclaration des résultats des élections par l’employeur. Une réunion est ensuite organisée au sein du CSE pour que les nouveaux élus puissent prendre connaissance de tous les documents nécessaires à la bonne gestion du CSE. Que faire quand l’heure de la passation arrive pour assurer la continuité des deux mandats ?
La passation des nouveaux membres en poste
La première réunion pour les nouveaux membres en poste correspond au moment où l’ancien trésorier ou secrétaire transmet au nouvel élu ses responsabilités ainsi que les documents liés aux finances ou à la gestion du CSE.
Qu’il s’agisse de la transmission des tâches et obligations du secrétaire du CSE ou du trésorier, la passation se fait de manière pédagogique et progressive. À tout moment de son mandat, le membre en poste peut se référer à son prédécesseur en cas de question.
La formation des nouveaux élus
Dans cette optique, l’ancien trésorier ou secrétaire peut décider avec l’accord du nouvel entrant de mettre en place une petite formation informelle ou passation sur les premières semaines suivant la prise de fonctions.
Idéalement, les nouveaux membres du bureau du CSE réalisent une formation complète et approfondie sur les tâches et responsabilités incombant à leur poste. De nombreux organismes indépendants proposent en effet ce type de formations, sous forme de séminaires d’une ou deux journées. Prises en charge par l’employeur, ces formations sont souvent très utiles, en particulier si vous venez de rentrer en poste.
Le nouveau secrétaire du CSE
Le secrétaire du CSE occupe une position essentielle. Membre du bureau, il est en charge de la gestion courante du CSE sur le plan administratif. Porte-parole de l’instance, le secrétaire doit aussi faire le lien entre le comité et ses différents interlocuteurs tiers. En interne, le secrétaire veille au bon déroulement des réunions. Pour cela, le secrétaire a deux missions majeures :
- La rédaction de l’ordre du jour avec l’employeur
- L’établissement du procès-verbal de réunion
Pour se former aux mieux à ces deux tâches essentielles ainsi qu’à l’ensemble des missions du poste, nous conseillons vivement à tous les nouveaux secrétaires de CSE de suivre une formation destinée à leur enseigner les missions de leur poste ainsi que les best-practices à mettre en place.
Le nouveau trésorier du CSE : les premières missions
L’approbation du quitus financier
Dès la passation « officielle » par l’ancien trésorier, le nouveau trésorier dispose de 6 mois pour approuver ou non les comptes de l’exercice précédent. Pour cela, ce dernier doit réunir les élus du CSE en séance plénière autour de ce sujet (ce dernier doit être inscrit à l’ordre du jour par le secrétaire). Vous avez alors la possibilité de donner ou non le quitus des précédents comptes.
À noter qu’il n’y ici aucune obligation : si les comptes vous semblent présenter plusieurs irrégularités, soyez honnêtes. L’accord d’un quitus financier en cas d’irrégularité ne vous rend pas toutefois complice pénalement s’il s’agit d’une simple erreur.
La mise en place de la relation avec la banque
Pour exercer ses fonctions, le trésorier du CSE a en théorie besoin que la banque signe ses comptes. En pratique, c’est souvent lui qui réalise la signature. En tant que signataire, ce dernier partage donc avec la banque une responsabilité pénale. Pour assurer une passation fluide de la tenue des comptes, le nouveau trésorier est ainsi encouragé à prendre rendez-vous avec la banque pour se présenter. Pensez dans ce cas à apporter avec vous les documents attestant de votre élection.
La familiarisation avec les règles et principes comptables
C’est officiellement à vous que revient la tâche de tenir les comptes du CSE et d’en assurer la bonne gestion. Si cette responsabilité peut sembler lourde et délicate au début, un bon moyen d’assurer une transition fluide de la gestion est une communication régulière avec l’ancien trésorier du CSE. Aussi, nous ne pouvons que vous conseiller de réaliser une formation dédiée à la fonction de trésorier pour prendre en main de manière rapide et efficace les tâches qui incombent à votre nouveau poste.
Élu(e)s du Comité Social et Économique, n’hésitez pas à faire appel à notre cabinet VigiCE pour toutes demandes d’expertise liées aux projets de restructuration sociale prévue dans votre entreprise.
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